Assistant(e) Administratif(-ve) et Programme

TITRE DU POSTE

Assistant (e) Administratif (ve) et Programme

EMPLACEMENT DU POSTE

Abidjan, Côte d’Ivoire

SE RAPPORTE À

Gestionnaire Financier Régional

TERME DU CONTRAT

Un an, renouvelable

DATE LIMITE D’INSCRIPTION

18 Novembre 2023

DATE DE DÉBUT PRÉVUE

En cours

LANGUES

Anglais et Français

CONTEXTE

L’EUMC (Entraide universitaire mondiale du Canada) est une organisation canadienne à but non lucratif qui œuvre pour créer un monde meilleur pour tous les jeunes. Nous rassemblons un réseau diversifié de gouvernements, d’organisations de la société civile, d’établissements de formation, de partenaires du secteur privé, d’étudiants et de bénévoles qui partagent cette vision. Ensemble, nous développons des solutions en matière d’éducation, d’opportunités économiques et d’autonomisation pour surmonter les inégalités et l’exclusion des jeunes du monde entier, en particulier des jeunes femmes et des jeunes réfugiés. L’EUMC travaille actuellement dans 25 pays d’Afrique, d’Asie, du Moyen-Orient et d’Amérique latine, avec un budget annuel d’environ 40 millions de dollars canadiens. Nous avons plus de 90 employés dans notre bureau d’Ottawa et plus de 200 personnes à l’étranger qui mettent en œuvre 16 projets de développement en collaboration avec des bailleurs de fonds tels que Affaires mondiales Canada, le Bureau du Commonwealth et du développement étranger du Royaume-Uni (FCDO), la Banque mondiale, la Banque asiatique de développement et la Banque africaine de développement.

L’objectif général du projet d’Adaptation climatique basée sur la nature dans les forêts guinéennes d’Afrique de l’Ouest (NBS) sera de s’engager avec un large éventail de parties prenantes pour développer la capacité locale et régionale à utiliser des preuves et à s’engager avec les femmes et les personnes marginalisées.

Il adoptera une approche systémique pour soutenir l’adaptation climatique à travers des interventions qui planifient, pilotent et mettent à l’échelle des solutions basées sur la nature (NBS) pour l’adaptation climatique qui contribuent à l’amélioration de la biodiversité et à l’égalité des sexes. L’hypothèse générale est que la restauration et le reboisement des forêts dégradées, tant sur le territoire agricole qu’à l’extérieur, seront essentiels pour aider les femmes et leurs communautés à s’adapter aux défis du changement climatique et seront essentiels à la protection et à la restauration de la biodiversité dans ce point chaud mondial critique.

Le projet fonctionnera en étroite collaboration avec le Centre d’Etude et de Coopération Internationale (CECI), membre du consortium, ainsi qu’avec l’Union Internationale pour la Conservation de la Nature (UICN), le Centre International pour la Recherche en Agroforesterie (ICRAF) et l’Université de Guelph. Les principales parties prenantes locales comprennent les organismes gouvernementaux locaux et nationaux, les institutions régionales, le secteur privé, les groupes de femmes et les organisations environnementales.

Cette initiative s’appuie sur les décennies d’expérience de l’EUMC et du CECI en matière de soutien aux populations vulnérables et tire parti de l’expérience d’une variété de partenaires locaux et internationaux qui apportent une forte perspective de NBS climatique, sont pleinement immergés dans leurs écosystèmes respectifs et dont le travail peut être accéléré par ce projet. Ce projet est une intervention opportune pour s’assurer que le Ghana, la Côte d’Ivoire et la Guinée continuent à s’attaquer efficacement à l’adaptation au climat tout en incorporant des solutions fondées sur la nature et une forte perspective de genre.

RESPONSABILITÉ :

Sous la supervision hiérarchique du.de la Gestionnaire financier.e régional.e et en étroite collaboration avec l’équipe financière et programmatique de l’EUMC, l’Assistant.e administratif.ve assumera les responsabilités suivantes :

Gestion administrative et financière

• Respecter et faire respecter les politiques et procédures établies à EUMC ainsi que les obligations réglementaires, légales et contractuelles;
• Apporter son appui à la planification et à la gestion des mouvements (personne/matériel)
• Organiser les voyages et hébergement et effectuer toutes les formalités (ordre de mission, visa, permis de séjour etc.) pour les missions/activités de l’ensemble de l’équipe régionale du projet NBS et faciliter au besoin ceux des partenaires;
• Participer à l’obtention d’informations et de devis pour les processus d’approvisionnement ainsi qu’à l’ensemble du processus d’achat pour les activités du projet (lancement, réunion, formation, atelier, etc.);
• Apporter un support (documentation, retrait des fonds) pour les paiements à effectuer lors des activités réalisées hors du bureau;
• Préparer les demandes d’avance comprenant toute la documentation ainsi que les validations requises et les transmettre pour paiement;
• Collecter et vérifier la complétude des pièces pour les liquidations des activités et voyage
• Assurer le suivi des règlements des prestataires sollicités pour les activités/réunions menées
• Assurer le classement électronique et physique adéquat des documents et pièces justificatives;
• Participer à la veille fiscale et sociale;
• Effectuer toutes autres tâches ou mission qui pourrait lui être confiée;

Gestion programmatique

• En collaboration avec les coordinateur-trices du projet NBS, fournit un appui pour l’organisation et la réalisation des activités nécessaires pour atteindre tous les objectifs du projet avec les fonds alloués;
• Participer à rédaction des lettres officielles pour les différents besoins du projet
• Apporter un appui pour la traduction de certains documents du projet
• Assurer la revue documentaires des rapports programmatiques;
• Maintenir une communication ouverte et efficace entre les membres de l’équipe du projet en Côte d’Ivoire, au Ghana et en Guinée et les différents partenaires
• Participer et assurer le secrétariat des différentes réunions du projet en Côte d’Ivoire ;
• Contribuer à la production de rapports de qualité ;
• Appuyer le processus d’induction des nouveaux staffs et volontaires
• Apporter un appui à la gestion de la flotte des véhicules du bureau
• Contribuer à l’atteinte des objectifs de la stratégie genre et inclusion sociale du projet.

Expérience et compétence

• BAC +2/3 en administration, gestion de projet, droit ou diplôme similaire
• Expérience de 03 ans à un poste similaire (ou 01 an pour un-e détenteur-trice d’un Master)
• Expérience dans les interactions avec les sous traitants pour l’organisations des événements
• Une expérience de travail avec les agences de voyage serait souhaitable
• Expérience de travail dans une ONG internationale
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels Excel, Powerpoint et Word avec un intérêt développé à travailler dans des bases de données électroniques
• Bonne capacité d’adaptation, rigueur, esprit d’analyse et discrétion
• Bon sens organisationnel
• Capacité de travailler en équipe et sous pression
• Respect et adaptation en matière de culture genre, religion, race, nationalité et âge

Langues

• Une maîtrise de l’anglais (oral et écrit) serait préférable et un bon niveau en français