Assistant.e Administratif(-ve)/Logistique

Mali

TITRE DU POSTE

Assistant.e administratif(-ve)/logistique – Projet d’appui à la scolarisation des filles au Mali (PASCOFI)

EMPLACEMENT DU POSTE

Bamako, Mali

SE RAPPORTE À

Gestionnaire Financier et des Opérations

TERME DU CONTRAT

Un an, renouvelable

DATE LIMITE D’INSCRIPTION

12 avril 2022

DATE DE DEBUT PREVUE

Avril-Mai 2022

LANGUES

Français

CONTEXTE

L’EUMC (Entraide universitaire mondiale du Canada) est une organisation canadienne à but non lucratif qui œuvre pour créer un monde meilleur pour tous les jeunes. Nous rassemblons un réseau diversifié de gouvernements, d’organisations de la société civile, d’établissements de formation, de partenaires du secteur privé, d’étudiants et de bénévoles qui partagent cette vision. Ensemble, nous développons des solutions en matière d’éducation, d’opportunités économiques et d’autonomisation pour surmonter les inégalités et l’exclusion des jeunes du monde entier, en particulier des jeunes femmes et des jeunes réfugiés. L’EUMC travaille actuellement dans 25 pays d’Afrique, d’Asie, du Moyen-Orient et d’Amérique latine, avec un budget annuel d’environ 40 millions de dollars canadiens. Nous avons plus de 90 employés dans notre bureau d’Ottawa et plus de 200 personnes à l’étranger qui mettent en œuvre 16 projets de développement en collaboration avec des donateurs tels que Affaires mondiales Canada, le Bureau du Commonwealth et du développement étrangers du Royaume-Uni (FCDO), la Banque mondiale, la Banque asiatique de développement et la Banque africaine de développement.

L’entraide universitaire mondiale du Canada (EUMC) met actuellement en œuvre des projets d’éducation en Afrique et en Asie, grâce au financement d’Affaires mondiales Canada, du Défi de l’éducation des filles (GEC) de la FCDO et de fondations privées. L’EUMC croit au soutien de l’éducation tout au long du continuum, du développement de la petite enfance à l’enseignement supérieur, et nous mettons un accent particulier sur le deuxième cycle du primaire au secondaire, lorsque de nombreux enfants – en particulier les filles – sont les plus susceptibles d’abandonner. Les initiatives d’éducation de l’EUMC travaillent avec de nombreuses populations touchées par le conflit, en particulier les réfugiés et les filles réfugiées.

PROJET D’APPUI À LA SCOLARISATION DES FILLES AU MALI (PASCOFI)

L’EUMC démarre actuellement un nouveau projet d’éducation au Mali qui vise à réduire les disparités dans l’apprentissage et le rendement scolaire des filles vulnérables et touchées par le conflit armé dans les régions de Mopti et Ségou. Le projet mobilisera les communautés en faveur de l’éducation des filles en faisant participer les parents, les chefs communautaires et les chefs religieux pour réduire les risques d’abandon scolaire ou d’accès à l’école liés à des facteurs d’insécurité ou de comportements socio-culturels. Pour améliorer la qualité et la prise en compte du genre dans le système d’enseignement, le projet appuiera les efforts du ministère de l’Éducation nationale pour former les enseignants et déployer un nouveau curriculum scolaire qui favorise des approches pédagogiques inclusives et soucieuses de la réduction des inégalités entre les filles et les garçons Des organisations, telles les Association des Mères d’Élèves et autre partie prenantes aux écoles, seront sensibilisées et formées sur les bonnes pratiques sanitaires et les droits sexuels et reproductifs, les mariage forcés et les grossesses précoces qui affectent le maintien de filles à l’école dans les deux régions.

RESPONSABILITÉS

Placé.e sous la responsabilité du Gestionnaire financier et des opérations, l’Assistant.e Administratif(-ve) et Logistique assure la gestion des matériels et des actifs de PASCOFI. Il/elle assure surtout le rôle de planification, d’organisation, de coordination et d’évaluation des aspects logistiques et d’approvisionnement en étroite collaboration avec les autres départements.

Comptabilité

  • Contribuer à la tenue de la comptabilité générale du Bureau et du projet ;
  • Appuyer la saisie des données financières dans le logiciel comptable ;
  • Créer et renseigner un journal comptable pour le Bureau et le Projet ;
  • Recevoir et traiter les factures des fournisseurs pour le paiement ;
  • Tenir la comptabilité :
    • pièces justificatives
    • pièces comptables
    • brouillards de caisse et de banque
    • états de rapprochements bancaires,
  • Vérifier les factures clients et fournisseurs, tout en se conformant à l’exactitude des montants apposés ;
  • Enregistrer les pièces dans les différents journaux,
  • Appuyer et assister le Gestionnaire financier des opérations dans l’élaboration des comptes prévisionnels d’exploitation en relation avec le Directeur de projet ;
  • Appuyer le Gestionnaire financier des opérations dans l’élaboration des documents de synthèse.
  • Appui, assister et exécuter toutes les tâches qui lui sont confiées par le Gestionnaire financier des opérations
  • Veiller à la régularité des relevés bancaires ;
  • Préparer les rapprochements bancaires ;
  • Faire le suivi des décaissements et des dépenses en cours ;
  • Assurer le contrôle financier interne ;
  • Préparer les paiements des factures des fournisseurs ;
  • Préparer les paiements des factures des dépenses des charges de fonctionnement du bureau ;
  • Préparer les salaires du personnel ;
  • Documenter les transferts de fonds pour les partenaires ;
  • Vérifier les dépenses des partenaires en conformité avec les budgets ;
  • Signaler les écarts dans les budgets des partenaires ;
  • Valider les rapports financiers au premier niveau avant la validation du Gestionnaire financier et des opérations,
  • Faire le suivi des impôts, assurances et taxes payés par l’organisation ;
  • Gérer et approvisionner la petite caisse ;
  • Consolider les comptes pour aider les gestionnaires financiers à élaborer les rapports financiers ;

Logistique:

  • Évaluer en collaboration avec les directeurs de projet les besoins en logistique, et assurer le processus des acquisitions des biens et services ;
  • Superviser en collaboration avec les chauffeurs les entretiens et réparations nécessaires au bon fonctionnement des véhicules ;
  • Évaluer en collaboration avec les directeurs de projet les besoins en logistique, tant au niveau central que régional, et initier le processus des acquisitions des biens et services ;
  • Assurer l’harmonisation et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements ;
  • Superviser la gestion des stocks de fournitures, des articles non‐ consommables (équipements et matériels), ainsi que les inventaires ;
  • Assurer la rédaction des contrats logistiques ;
  • Assurer la négociation des termes et conditions pour l’établissement des contrats prestation et maintenance.

Gestion de parc roulant :

  • Superviser directement les Chauffeurs,
  • Coordonner la gestion du parc roulant de l’organisation
  • Superviser en collaboration avec les chauffeurs les entretiens et réparations
  • nécessaires au bon fonctionnement des véhicules
  • Vérifier périodiquement les fiches de bord des véhicules
  • Suivre les papiers des véhicules en collaboration avec les Chauffeurs
  • Assurer l’envoi et vérifier les rapports des véhicules des antennes tous les mois
  • Gérer l’approvisionnement en carburant
  • Être l’interlocuteur direct vis‐à‐vis des tiers concernant le parc roulant : concessionnaires, garages, fournisseurs de carburant.

Gestion des bureaux :

  • Assurer la gestion permanente des bureaux,
  • Évaluer et assurer la disponibilité ainsi que l’arrangement des espaces pour les besoins de l’organisation
  • Assurer le suivi des entretiens, réparations et montages ;
  • Contrôler et vérifier les travaux, et approuver la conformité des services avec les besoins et les bons de commande
  • Superviser le système de sécurité et de nettoyage, ainsi que tous les prestataires de services dans les bureaux et les résidences des expatriés.

Gestion des matériels et équipements :

  • Assurer l’harmonisation et le contrôle de l’utilisation des matériels et équipements
  • Servir de contact pour les fournisseurs et prestataires de service.

Administratif :

  • Effectuer des visites d`appuis sur terrain
  • Assurer les relations et communications avec/entre les tiers, bailleurs, fournisseurs et prestataires de service
  • Négocier et établir en collaboration avec le Gestionnaire Financier et Opérations les contrats de bail
  • Assurer le suivi des fiches de bord des Chauffeurs et vérifier leur feuille de temps en fin du mois
  • Être l’interlocuteur avec les Tiers : concernant toutes les dispositions logistiques (taxes, accueil, attestation de destination douanes,)

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES

Éducation

  • Bac+4 en gestion/administration ou diplôme similaire

Expérience et compétences

  • 7 ans d’expérience en comptabilité ;
  • 5 ans d’expérience en administration et logistique
  • Expérience de travail dans une ONG internationale ;
  • Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels Excel, Powerpoint et Word avec un intérêt développé à travailler dans des bases de données électroniques ;
  • Excellente aptitude en communication orale et écrite en français ;
  • Maîtrise de l’anglais est un atout ;
  • Bonne capacité d’adaptation, avec une organisation solide et des compétences de
  • coordination ;
  • Capacité à gérer plusieurs échéances et processus à la fois ;
  • Capacité de travailler en équipe ;
  • Capacité de travailler sous pression ;
  • Respect et adaptation en matière de culture genre, religion, race, nationalité et âge ;
  • Sens de l’organisation.

Langues

  • Solides compétences en français, tant à l’écrit qu’à l’oral. Bon niveau d’anglais souhaité.

POURQUOI TRAVAILLER AVEC L’EUMC?

Rejoignez-nous. Notre travail est important, de pointe et rapide. Nous encourageons la curiosité, l’innovation et la flexibilité, et nous offrons une expérience d’apprentissage phénoménale.

L’EUMC offre un environnement de travail international dynamique avec une main-d’œuvre interculturelle diversifiée. Nous offrons à nos employés des possibilités passionnantes de mettre en pratique leurs compétences et d’acquérir de l’expérience tout en faisant une différence dans la vie des jeunes du monde entier. Les employés de l’EUMC travaillent dur pour créer des changements durables en matière d’éducation, de possibilités économiques et d’autonomisation.

CANDIDATURE

Les activités de l’EUMC visent à équilibrer les inégalités et à créer un développement durable dans le monde entier ; l’éthique de travail de notre personnel, de nos volontaires, de nos représentants et de nos partenaires doit correspondre aux valeurs et à la mission de l’organisation. L’EUMC encourage la responsabilité, le respect, l’honnêteté et l’excellence professionnelle et nous ne tolérerons pas le harcèlement, la coercition, l’exploitation sexuelle ou l’abus sous quelque forme que ce soit. Les candidats retenus devront faire l’objet d’une vérification approfondie de leur casier judiciaire, le cas échéant. Les candidatures des femmes sont vivement encouragées.

L’EUMC est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances. Nous accueillons et encourageons les candidatures des personnes handicapées. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Connaissez-vous quelqu’un qui serait parfait pour cette opportunité ? S’il vous plaît partagez!